Die IT-Asset-Optimierung harmonisiert – Anwender und IT-Abteilung im Einklang

Innerhalb vieler PCs im Unternehmen existiert ungenutztes Potenzial für Einsparungen und bessere Systemleistung.

Die letzten 10 Jahre in großen Desktop-Transformationsprojekten wurde das Bereitstellen von Managed-Desktops immer günstiger. Gleichzeitig hat sich die Komplexität jedoch dramatisch erhöht, wobei neue Technologien und Delivery Platforms ständig weiterentwickelt und eingeführt wurden und somit eigentlich große Chancen zur weiteren Senkung der Kosten für die Bereitstellung oder die Verwaltung vorhanden waren.

Dennoch haben viele Organisationen die Kosteneinsparungen, die aus der so genannte Consumerization of IT resultierten, nicht erkannt. Vielmehr haben IT-Verwaltung und Nutzer gegeneinander gearbeitet und unterschiedliche Ziele verfolgt. Diese Kluft ist gewachsen, da sich Benutzer an „unbegrenzte Apps“ auf persönlichen Geräte gewöhnt haben und erwarten, dass ihre Arbeitsgeräte gleiche Leistung, Benutzerfreundlichkeit und App-Verfügbarkeit mitbringen. Auf dem privaten Handy hat man unzählige „persönliche Anwendungen“, im Gegensatz zu den vielleicht Dutzenden Anwendungen auf einem Arbeits-Laptop, die man benötigen, um Arbeitsaufgaben abzuschließen. Eines ist sicher – wir sind in einem „Application Overload“.

IT-Asset-Optimierung ist die Antwort auf den schwindelerregenden Zustrom neuer Technologien am Arbeitsplatz. Durch die Reduktion von Hardware und Anwendungen auf genau die Bedürfnisse, die die Nutzer brauchen, können Unternehmen die Betriebskosten rationalisieren und die IT-Anstrengungen auf die Verbesserung der „End-User-Experience“ konzentrieren.

Wie in jeder Optimierungsdiskussion kommt hier das Motto „weniger ist mehr“ zum Tragen. Das Problem ist, die meisten Organisationen wissen einfach nicht, was sie derzeit haben (und wie es verwendet wird), so dass sie nicht in der Lage sind, zu beurteilen, was wirklich gebraucht wird.

Man beginnt mit dem „was man hat“ (oder denkt, was man hat)

Man startet einfach damit, dass klar ist, dass Inventurlisten in Excel einfach nicht funktionieren! Wenn das Einkaufsteam solche Listen verwaltet, dann ist dort gelistet, was gekauft wurde. Wie oft werden solche Listen tatsächlich von anderen Teams in der Organisation aktualisiert?

Zum Beispiel könnte ein Service Desk-Team mehr Speicher für eine Maschine hinzufügt habe, um ein akkutes Problem zu beheben. Die Inventurliste wurde jedoch niemals aktualisiert, so dass die Hardwareänderung nicht berücksichtigt ist. Oder, Geräte wechseln den Besitzer, weil jemand das Unternehmen verlassen hat und ein andere eingestellt wurde. Allerdings wurde der Einkauf darüber nicht informiert. Es ist klar, Excel-Listen sind nur vage Informationen und zum Zeitpunkt eines Audits helfen sie einem nicht aus der Patsche. Man muss genau festhalten, was eingesetzt und genutzt wird.

Erkennen und entscheiden, was ausgemistet wird

Sicher zu stellen, dass der Softwaregebrauch niedriger ist als die beschafften Lizenzen, hilft offensichtlich bei empfindlichen Geldstrafen nach einem Software-Audit (was wir in der Presse häufiger lesen). Andererseits ist die Überlizenzierung für Software eine große Chance, IT-Ausgaben zu reduzieren. Mit Software, die ca. 30% der Desktop-Ausgaben aus macht, und laufende Software-Wartungsverträge im Durchschnitt 20%, ist es wichtig, sicherzustellen, dass man als Unternehmen nur das bezahlt, was auch genutzt wird.

In den Griff bekommt man das, wenn man die Daten aus dem sogenannten Workplace Analytics nutzt. Dabei wird eine umfangreichen Anzahl von Informationen von Benutzern und dem Gerät automatisch erfasst. Die Analyse der Arbeitsumgebung liefert ein komplettes Bild vom dem, was auf einem Gerät installiert ist, und auch, wie und wann Anwendungen verwendet werden. Dies gibt der IT-Abteilung ein Verständnis dafür, wie häufig die Applikationen genutzt werden (wenn überhaupt), so dass eine Vielzahl von Entscheidungen über die IT-Asset-Optimierung getroffen werden können, einschließlich Provisioning, Lizenzoptimierung und wie zuverlässig Softwarepakete bereitgestellt werden können. Letztendlich kann dies dazu führen, dass die Lizenzkosten gesenkt werden, indem Anwendungen entfernt und Lizenzen einspart werden, die selten genutzt werden.

Die Lizenzierung kann auch gestrafft werden, wenn Administratoren bemerken, dass alle Anwender ein ähnliches Softwareportfolio benötigen, das durch eine andere Lizenz und somit potenziell viel kostengünstiger und effektiver abgedeckt werden kann.

Sobald sich die Verantwortung für die Software-Bereitstellung von der IT-Abteilung zu einem Dienstleister verschiebt, ist es ebenso wichtig für die IT, nach zu verfolgen, ob der Anbieter seine SLAs einhält, um bei Dienstunterbrechung effektiv auch weniger zu bezahlen.

Erkennen von ungenutzten Systemen und intelligente Beschaffung

In ähnlicher Weise wie die Analyse der Anwendungsnutzung, um festzustellen, wo Lizenzen eingespart werden können, bietet das Workplace Analytics einen klaren Einblick, wie die Leistung von PCs und Systemen tatsächlich ausgenutzt wird. Das Verständnis der Performance-Metriken auf jedem Gerät ermöglicht eine präzise Entscheidungen nicht nur, ob neue Hardware erforderlich ist, sondern auch, ob das Arbeitsverhalten ein geeigneter Kandidat für die Desktop-Virtualisierung ist. Möglicherweise reicht auch ein deutlich günstigeres Gerät aus.

Mit dem zunehmenden Hype zur Cloud-basierten Bereitstellung von Desktop- und echten DaaS-Modellen ist es von großem Vorteil, detailliert die Anforderung an Leistungsdaten (CPU, RAM, IO, Netzwerk, GPU) für die verschiedenen Anwendungen zu verstehen. Genau dann kann an Hand von Messwerten beurteilt werden, ob eine Desktop-Bereitstellung in solchen Umgebungen sinnvoll ist oder nicht. Nur dann ist auch sichergestellt, dass die Kosten für die Migration in Cloud-basierten Bereitstellungen von Desktop- und echten DaaS-Modellen im Vorfeld bekannt sind.

Bekanntlich muss zur Risikominimierung der Bedarf genau taxiert werden und das Inventar entsprechend verwaltet. Allerdings kann man durch eine IT-Asset-Optimierung noch viel mehr gewinnen als nur Einsparungen aus Software-Lizenzen. Mit Hilfe von Workplace Analytics, mit der permantent akkurate Nutzungsdaten gesammelt werden, kann die Beschaffung absolut bedarfsgerecht erfolgen und anhand der Leistungsdaten genau überwacht werden, ob SLAs bei Cloud-Diensten eingehalten werden, und die nötige „End-User-Experience“ gewährleistet ist. Mit diesem Benutzer-zentrierten Ansatz sind IT und Anwender auf der gleichen Seite. Die IT-Abteilung versteht deutlich besser, was die Anwender tatsächlich benötigen, um produktiv zu sein.

Wie wir bereits bemerkt haben, „Anwender sind auch Menschen“. Workplace Analytics liefert den Administratoren die Fertigkeiten, um IT-Assets zu optimieren. Die Beschaffung wird bedarfsgerecht und die End-User-Experience steigt.

Lakeside Software – Systrack – Workplace Analytics